跟单员基本流程？

欲练神功，挥刀（此处省略二字）。欲做外贸业务，先做外贸跟单，外贸跟单流程其实就是一个详细了解产品的过程，从原料到成品，从客户下单到订单出货。不同的公司，不同的产品，具体细节有所不同，以下是我给公司跟单员制定的岗位职责文件，仅供参考：

工作职责：确保订单顺利出货。

工作周期：从订单下达到订单完成。

工作流程：业务员接到客户订单，收到定金后交予外贸跟单员。

跟单员收到订单后，根据订单内容制定生产计划，具体操作如下：

1. 根据订单制作并下达任务单给生产部门。

2. 与生产部门沟通，查看原材料库存，核算订单所需原材料数量，如果没有库存，核算好所需原材料数量后交由总经理进行采购。

3. 根据客户包装要求，核算纸箱尺寸，并下达纸箱订购单给纸箱生产厂商，确保纸箱在大货完成前到货。

4. 如果订单数量大，需要装托盘，则根据纸箱尺寸核算所需托盘尺寸，下达托盘订单，同时制作托盘方案。

5. 下达纸箱订单后，根据客户要求制作打印膜卷标签，纸箱标签。

6. 将制作好的膜卷标签，纸箱标签，托盘方案，唛头交予包装部门进行成品包装打包。

7. 货物包装完毕后提醒业务员通知客户付订单尾款，制作报关资料。报关资料包括商业发票，装箱单，申报要素，出口报关单，代理报关委托书。

8. 与财务部门核实收到尾款后，联系货代订舱，发送报关资料，确定具体船期，催进仓通知书。

9. 收到货代的进仓通知后，联系物流公司，安排货物装运事宜，填写物流运单，打印运输协议，将装箱明细发送给客户，告知具体船期。

10.货物进仓后，等待货代通知货柜是否放行，顺利上船后货代会发送提单确认件及货代操作费用确认件，确认后付款给货代公司，货代出正本提单及发票。

11.收到正本提单后随同盖章的商业发票，装箱单及其他所需文件（产地证）一并寄给客户，便于客户提货。（如果客户要求提单电放，可直接邮件发送）

可以说，外贸跟单员如果用心去做，很快可以了解到产品知识，学习外贸操作流程，为以后转型升级为外贸销售，业务经理，海外大客户维护打下坚实基础，是进入外贸行业的最佳途径。

跟单的流程方式？

跟单员具体工作流程如下：

1、收到订单，与下单人联系，核对订单，发制作图纸过来，另发一份给工艺部，算单、算料、做工艺图，按平面图制作生产执行单，与客户联系确定预出货日期。

2、按平面图制作生产执行单，更新订单生产排程表，让各部门负责人签名确认货期；

3、跟进生产进度，跟进工艺部在下单的3-4天内把所有的辅料采购单下过来，马上下来相应的供应商，在出货前2天所有外采购单都要到位，而且必须与客户协调好出货时间；

4、在发货前1-2天与客户商量好发货的货运站，确定发货期，货期有变马上通知各部门，把发货通知单提前1-2天给到包装部，发货当天安装好车，发货；

5、发货后整理托运单与装箱清单，传真一份给客户，复印1份给自己留底以便查询，并在单上注明订单名称。

6、每个月底整理好本月的所有客户意见反馈表，每个订单都必须让客户回签此表，托运单、装箱清单。

跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人。

所谓跟单员，是指在国际贸易过程中，根据已签署的商务合约中有关出口商品的相关要求，代表公司选择生产加工企业，指导、监督其完成生产进度以确保合同如期完成的人员。目前跟单员的供需比达1∶3以上，其薪金起点在2000元以上。而跟单员的入行门槛并不高，中专或同等以上学历的各类人员都可以从事这一行业。

跟单员的工作流程？

工作流程如下：

1、在途跟踪及异常反馈。

根据调度指令，跟进相关运输供应商或司机运输途中情况，针对途中发生的异常，及时向运输部门领导进行反馈，并跟进后续处理结果。

2、收货交接跟踪

A、货物跟踪：确认货物送交客户的完好状态，记录实际送抵时间，并了解收货人意见。

B、回单跟踪：了解回单签收情况，如果有异常根据公司规定，要求司机在现场与客户进行沟通解决，尽可能避免不合格回单的返回。

3、回单管理

A、跟进送货公司，完好保存回单，在固定时间内将回单返回始发公司

B、对回单进行整理，按照客户，时间，目的地将回单进行整理，对照回单跟踪表，核查应回未回回单情况，针对有问题回单，向上级反馈，并跟进回单补签结果。

C、制作回单交接清单，并将回单在合同规定日期前，递交客户。将回单交接情况向财务人员反馈，以便进行应收款的催缴。

什么是跟单员？跟单员的具体工作流程是什么？

1.全面准备并了解订单资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样,或者大货样，船样之类），确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给相关工厂技术部和业务部，以便及时确认。　　２、务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致！（最好要有文字证明）　　３、事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估，做到知根知底。４、跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户（或客户公司跟单员）有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。　　５、预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的，预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。　　６、订单跟单员与订单负责人（操作员）要保持密切的联系，出于双方的利益着想，双与对方沟通，将问题降到最低限度。　　二、生产过程中的验货工作程序：　　１、面/辅料到厂后，督促工厂最短时间内根据发货单详细盘点，并由工厂签收。若出现短码/少现象要亲自参与清点并确认。　　２、如工厂前期未打过样品，须安排其速打出投产前样确认，并将检验结果书面通知工厂负责人和工厂技术科。特殊情况下须交至公司或客户确认,整改无误后方可投产。　　３、校对工厂裁剪样版后方可对其进行版长确认，详细记录后的单耗确认书由工厂负责人签名确认，并通知其开裁。　　４、根据双方确认后的单耗要与工厂共同核对面/辅料的溢缺值，并将具体数据以书面形式通知公司。如有欠料，须及时落实补料事宜并告知加工厂。如有溢余则要告知工厂大货结束后退还我司，并督促其节约使用，杜绝浪费现象。　　５、投产初期必须每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验，如有问题要及时反映工厂负责人和相应管理人员，并监督、协助工厂落实整改。　　６、每个车间下机首件成品后，要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致地检验。出具检验报告书（大货生产初期/中期/末期）及整改意见，经加工厂负责人签字确认后留工厂一份，自留一份并传真公司。　　７、每天要记录、总结工作，制定明日工作方案。根据大货交期事先列出生产计划表，每日详实记录工厂裁剪进度、投产进度、产成品情况、投产机台数量,并按生产计划表落实进度并督促工厂。生产进度要随时汇报公司。　　８、针对客户跟单员或公司巡检到工厂所提出的制作、质量要求，要监督、协助加工厂落实到位，并及时汇报公司落实情况。　　９、成品进入后整理车间,需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量，并不定期抽验包装好的成品，要做到有问题早发现、早处理。尽最大努力保证大货质量和交期。　　１０、大货包装完毕后，要将裁剪明细与装箱单进行核对，检查每色、每号是否相符。如有问题必须查明原因并及时相应解决。　　１１、加工结束后，详细清理并收回所有剩余面料、辅料。　　１２、对生产过程中各环节（包括本公司相应部门和各业务单位）的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理能力以及整个定单操作情况进行总结,以书面形式报告公司主管领导。　　１３、在检查过程中一定要公平，真实。不能收到厂家的一点点好处，而忘了自己的职责

跟单员的工作职责和流程是什么？

　　一般跟单工作主要分为三个方面:

　　1.对客户所下订单的数量及质量进行相关的监督!

　　2.跟单是客户及生产现场两者之间的重要桥梁及纽带,主要是能够及时地将客户的意见或投诉反溃到生产车间。

　　3.确保客户的交货期之余,对生产进度的跟进!

　　跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职和替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。

　　跟单员的工作性质—跟单员是业务员的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要：

　　（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

　　（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

　　（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。

　　（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。

　　（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。

　　（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。

　　（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。

　　跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待、管理、跟进客户，因此跟单员要：

　　（1） 函电的回复。

　　（2） 计算报价单。

　　（3） 验签订单。

　　（4） 填对帐表。

　　（5） 目录，样品的寄送与登记。

　　（6） 客户档案的管理。

　　（7） 客户来访接待。

　　（8） 主管交办事项的处理。

　　（9） 与相关部门的业务联系。

　　跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度、货物报关、装运等。因此在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员、生产计划员，又是物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货、跟踪出货。

　　跟单员的工作特点—跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售、生产、物料、财务、人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。

　　1． 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。

　　2． 沟通和协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户和计划部门、生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通、协调能力特别重要。

　　3． 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。

　　4． 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式、作息时间、工作节奏各不相同，因此跟单员的工作节奏应是多变的。另外客户的需求是多样的，有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。

　　5． 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，因此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员应熟悉进出口贸易的事务和工厂生产运作流程。

　　跟单员的素质要求—跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：

　　（1） 分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。

　　（2） 预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单、生产及交货的安排。

　　（3） 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。

　　（4） 专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点、来源及成分。知道产品的特点、款式、质量。便于和客户及生产人员的沟通。

　　（5） 与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。

　　（6） 人际关系处理的能力。处理好与客户和上级、同事以及外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。

　　（7） 法律知识。了解合同法、票据法、经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法、守法、懂法、用法。